Các bộ phận trong khách sạn có vai trò, chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Nhưng tất cả đều hướng tới sứ mệnh mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, tăng doanh thu và lợi nhuận cho khách sạn. Hôm nay,tapchithuoc.com sẽ chia sẻ với các bạn Bộ phận khách sạn - Sơ đồ tổ chức và vai trò, trách nhiệm của từng chức danh.

Các Bộ Phận Trong Khách Sạn

Bộ phận điều hành (Executive management)

Bộ phận điều hành bao gồm: Tổng Giám đốc (General Manager - GM), Phó Tổng Giám đốc (Phó Tổng Giám đốc - DGM), Thư ký (Thư ký) hoặc Trợ lý (Assistant) cho Tổng Giám đốc. Ở quy mô lớn hơn, có thể có thêm các chức danh TGĐ, Phó TGĐ.

Các thành viên của bộ phận điều hành kết hợp với các trưởng bộ phận để tạo thành một đội ngũ lãnh đạo cấp cao. Chịu trách nhiệm quản lý và vận hành toàn bộ hoạt động của khách sạn, đảm bảo hiệu quả đã cam kết với chủ đầu tư hoặc tập đoàn.

Bộ phận lễ tân (Front Office)

Bộ phận lễ tân được coi là “trung tâm thần kinh” của khách sạn, mọi hoạt động của các bộ phận, khách hàng, dịch vụ đều có sự tương tác và kết nối với bộ phận lễ tân. Bộ phận lễ tân đóng vai trò đại diện cho khách sạn để giao tiếp, cung cấp thông tin cho khách, tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại của khách. Bộ phận lễ tân bao gồm các bộ phận phụ sau:

• Đặt chỗ (Reservation): Có trách nhiệm tiếp nhận thông tin đặt chỗ từ khách hàng, sau đó kiểm tra, xử lý trên hệ thống rồi xác nhận lại với khách.

• Lễ tân: Chịu trách nhiệm tiếp đón, nhận phòng, trả phòng, xử lý các yêu cầu (kể cả khiếu nại) của khách trong thời gian lưu trú.

• Thu ngân: Chịu trách nhiệm làm các thủ tục thanh toán cho khách hàng, kiểm tra cụ thể, nhập các dịch vụ khách hàng đã sử dụng vào hệ thống, sau đó in hóa đơn, thu tiền của khách hàng. Ở những khách sạn nhỏ (1-3 sao) lễ tân sẽ kiêm luôn vai trò thu ngân.

• Nhân viên tổng đài: Chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến khách sạn, xử lý các yêu cầu của khách hàng. Nhận và thực hiện các cuộc gọi đánh thức cho khách trong nhà. Vị trí tổng đài chỉ tồn tại ở các khách sạn 4-5 sao.

• Giao tiếp khách hàng: Hỗ trợ khách hàng (Concierge), Hành lý (Bellman), Nhân viên quan hệ khách (Busines certer), Dịch vụ du lịch (Bàn bán tour).

Bộ phận lễ tân là người tiếp xúc với khách hàng nhiều nhất. Vì vậy, quầy lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban giám đốc hoạch định chiến lược kinh doanh, marketing và hoàn thiện sản phẩm. Dưới đây là trách nhiệm chính của từng thành viên trong bộ phận:

Quản lý bộ phận lễ tân (FOM): Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động của bộ phận lễ tân sao cho hiệu quả và phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ của khách sạn. Chịu trách nhiệm xây dựng quy trình làm việc, phân công công việc, đánh giá hiệu quả, đón tiếp khách VIP, đoàn khách, khách thân thiết, khách lâu năm. Xử lý các khiếu nại của khách hàng. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho bộ phận.

• Quản lý tiền sảnh: Chịu trách nhiệm mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ trong khu vực tiền sảnh. Ngoài ra, Giám đốc Bộ phận Lễ tân phối hợp với Giám đốc Khách sạn và các bộ phận khác trong việc phát triển các chiến lược duy trì dịch vụ và phục vụ khách hàng, đồng thời tham gia vào việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên.

• Quản lý nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo các ca làm việc của lễ tân được thực hiện hiệu quả, cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc, đồng thời hỗ trợ tất cả nhân viên văn phòng và duy trì môi trường làm việc thân thiện và chuyên nghiệp mọi lúc.

• Cán bộ Quan hệ Khách hàng: Chịu trách nhiệm chăm sóc khách lưu trú và bán các sản phẩm / dịch vụ của khách sạn…

• Trợ lý Giám đốc Lễ tân: Chịu trách nhiệm giải quyết công việc của quầy lễ tân trong trường hợp không có Trưởng phòng lễ tân.

• Front Office Suppervisor: Chịu trách nhiệm sắp xếp, giám sát và điều phối công việc của nhân viên lễ tân. Chịu trách nhiệm đón đoàn, đón tiếp khách VIP, đào tạo nhân viên, giải quyết các khiếu nại của khách.

• Nhân viên lễ tân: Chịu trách nhiệm đón khách, nhận phòng, trả phòng, trả lời điện thoại, cung cấp thông tin cho khách, giải đáp các thắc mắc của khách về dịch vụ.

• Nhân viên đặt phòng (Reservation): Chịu trách nhiệm xử lý các yêu cầu đặt phòng của khách, sắp xếp phòng cho khách, cập nhật thông tin mới nhất từ ​​khách lên hệ thống, xác nhận với khách về các yêu cầu đặt phòng đã được thực hiện. được thực hiện.

• Concierge: Chịu trách nhiệm quản lý và phân phối các ấn phẩm báo chí, xử lý thư từ, hỗ trợ khách lưu trú ...

• Nhân viên hành lý (Bellman): Chịu trách nhiệm xách hành lý cho khách, dẫn khách lên phòng, hướng dẫn khách cách sử dụng các trang thiết bị trong phòng, địa chỉ liên hệ trong khách sạn…

• Người gác cửa (Doorman / Doorgirl): Chịu trách nhiệm đóng / mở cửa cho khách, đón khách vào và chào tạm biệt khi khách ra về. Hỗ trợ gọi taxi cho khách, cung cấp thông tin về khách sạn hoặc địa điểm du lịch địa phương, vệ sinh khu vực cổng ra vào, giữ gìn an ninh trật tự trên địa bàn.

• Nhân viên tổng đài: Chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các cuộc điện thoại đến khách sạn, xử lý các yêu cầu của khách hàng, nhận các cuộc gọi báo thức và thực hiện một số công việc khác.

• Business center / Tour Desk: Trách nhiệm chính của Business Center là giải đáp các thắc mắc về thông tin khách sạn, thông tin du lịch và đáp ứng các yêu cầu về dịch vụ của khách. Bàn Tour có nhiệm vụ bán các tour du lịch, vé máy bay, vé tàu, dịch vụ làm hộ chiếu,… cho khách hoặc bất kỳ khách hàng nào có nhu cầu.

• Nhân viên cửa hàng quà tặng: Chịu trách nhiệm giới thiệu và bán các mặt hàng lưu niệm, quà tặng.

• Lái xe: Chịu trách nhiệm đưa đón khách theo yêu cầu, sắp xếp lịch trình của bộ phận lễ tân khách sạn, bảo dưỡng các phương tiện được giao.

Bộ phận buồng phòng (Housekeeping)

Bộ phận dọn phòng được biên chế khoảng 1/4 tổng số nhân viên của khách sạn, đóng vai trò quyết định chất lượng dịch vụ khách sạn và trải nghiệm của khách hàng. Chúng ta hình dung, sản phẩm chính của khách sạn là dịch vụ lưu trú, tức là khách hàng đến khách sạn với mục đích đầu tiên là thuê phòng. Vì vậy, phòng ốc phải sạch, đẹp, thơm, nhân viên phải vui vẻ, thân thiện.

• Để duy trì các tiêu chuẩn của khách sạn cũng như các tiêu chuẩn dịch vụ quốc tế, trách nhiệm của từng thành viên trong bộ phận dọn phòng cần được phân chia rõ ràng.

• Executive Housekeeper: Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của bộ phận housekeeping, từ thiết lập tiêu chuẩn, điều phối hoạt động, giải quyết khiếu nại của khách, tuyển dụng và đào tạo nhân sự để duy trì chất lượng dịch vụ chung.

• Housekeeping Supervisor: Chịu trách nhiệm phân công công việc cho nhân viên, giám sát công việc và chất lượng phòng, mức độ sạch sẽ của các khu vực trong khách sạn.

• Giám sát tầng: Chịu trách nhiệm xếp lịch cho nhân viên, giám sát chất lượng phòng và các khu vực công cộng trên tầng do mình phụ trách.

• Giám sát vệ sinh công cộng (Public Supervisor): Chịu trách nhiệm điều phối và giám sát công việc của nhân viên sinh công, quản lý tài sản tại các khu vực công cộng, quản lý trang thiết bị hóa chất, đào tạo nhân viên.

• Điều phối viên (Order Taker): Chịu trách nhiệm về các công việc văn phòng của bộ phận như nhận điện thoại hoặc liên hệ với các bộ phận khác theo yêu cầu chuyển phòng, sửa chữa, bảo trì, ...

• Room Attendant: Chịu trách nhiệm dọn phòng được giao đúng giờ, theo tiêu chuẩn của khách sạn. Kiểm tra xem khách có đang sử dụng các vật dụng trong minibar không, thiết bị trong phòng có vấn đề gì không khi khách trả phòng.

• Laundry Attendant: Chịu trách nhiệm nhận đồ bẩn từ các bộ phận trong khách sạn hoặc khách hàng và kiểm tra tình trạng quần áo, khăn ăn, khăn trải bàn, khăn bông, ga trải giường trước khi xác nhận. Phân loại đồ cần giặt, kiểm tra kỹ nhãn mác, túi, nút,… của quần áo, đồng phục của khách trước khi giặt.

• Nhân viên phục vụ đồng phục & đồ vải: Chịu trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, đếm và lưu trữ đồ vải và đồng phục đã giặt trong kho. Kiểm tra số lượng đồng phục đã nhận với số lượng giao cho tiệm giặt. Trong sổ ghi thiếu số đồng phục bên giặt là. Tiến hành bàn giao cho các bộ phận và khách hàng.

• Người làm vườn: Chịu trách nhiệm trồng và chăm sóc hoa - cây cảnh, rau củ quả. Vệ sinh và bảo dưỡng các dụng cụ và thiết bị làm vườn.

• Public Attendant: Chịu trách nhiệm dọn dẹp các khu vực được phân công hàng ngày. Làm sạch các khu vực được phân công theo định kỳ.

• Baby Sitter: Có trách nhiệm trông nom, chăm sóc và chơi với trẻ. Giữ khu vực trẻ em sạch sẽ. Hỗ trợ tổ chức các sự kiện cho trẻ em của khách sạn.

• Locker Attendant: Chịu trách nhiệm đón khách vào phòng thay đồ. Giới thiệu cho khách mới về các thiết bị và tiện nghi trong phòng thay đồ.

• Nhân viên cảnh quan: Chịu trách nhiệm chăm sóc cây cảnh, tưới cây cảnh, cắt tỉa lá úa vàng, bảo vệ cây, phòng tránh rủi ro do thời tiết và các tác động bên ngoài ảnh hưởng đến sinh trưởng của cây. cây. Phun thuốc trừ sâu, phòng bệnh cho cây trồng. Đến từng địa điểm để chăm sóc bảo dưỡng cây.

• Nhân viên bán hoa: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua nguyên vật liệu - kiểm tra số lượng và chất lượng. Trang trí hoa theo yêu cầu và tiêu chuẩn của khách sạn. Kiểm tra các bình hoa được đặt ở các khu vực công cộng.

• Nhân viên phục vụ riêng cho khách VIP (Butler): Chịu trách nhiệm chuẩn bị phòng trước khi khách đến, phục vụ đồ uống / khăn lạnh, đặt nhà hàng, gọi taxi, đặt vé máy bay hoặc mang đồ ăn. phòng theo nhu cầu của khách.

Bộ phận ẩm thực (Food & Beverage)

Vai trò chính của bộ phận Ăn uống (F&B) trong khách sạn là phục vụ nhu cầu ăn uống của khách. Quy mô của F&B phụ thuộc vào quy mô khách sạn, lượng khách lưu trú hàng ngày. Đối với khách sạn, F&B đóng vai trò to lớn trong việc tạo ra doanh thu và quảng bá thương hiệu chung. Bộ phận F & B bao gồm các dịch vụ chính sau:

Nhiệm vụ chính của từng vị trí trong bộ phận F&B

• Trưởng bộ phận Ẩm thực (F&B Manager): Chịu trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến ẩm thực từ nhà hàng, quán cà phê sân thượng, phòng trà, tiệc cưới, hội nghị…

• Quản lý nhà hàng: Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của nhà hàng, từ quản lý nhân viên, quản lý tài sản, hàng hóa, quản lý tiêu chuẩn dịch vụ, quản lý bàn và giải quyết sự cố. , Khiếu nại của khách hàng.

• Giám sát nhà hàng: Chịu trách nhiệm kiểm soát quá trình chuẩn bị và phục vụ khách hàng. Lên lịch cho nhân viên nhà hàng, giải quyết phàn nàn của khách, đào tạo nhân viên mới.

• Đội trưởng Nhà hàng: Chịu trách nhiệm quản lý và điều phối công việc của nhóm nhân viên phục vụ trong nhà hàng. Phân công và giám sát công việc của các thành viên trong nhóm, xử lý các yêu cầu và tình huống phát sinh trong quá trình phục vụ, hướng dẫn đào tạo nhân viên mới.

• Bar Manager: Chịu trách nhiệm quản lý quầy bar hoặc quản lý quầy đồ uống. Lập kế hoạch, chỉ đạo và giám sát tất cả các hoạt động của quầy bar bao gồm cả nhân viên quản lý, đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn sản phẩm và dịch vụ, thực hiện và duy trì hiệu quả hoạt động tối đa.

• Waiter / Waitress: Chịu trách nhiệm phục vụ tại nhà hàng hoặc cơ sở kinh doanh ẩm thực cố định hoặc lưu động. Nhiệm vụ chính là đón tiếp khách, nhận order, phục vụ đồ ăn thức uống theo yêu cầu của khách.

• Chủ nhà: Có nhiệm vụ đón khách, tiếp khách, “vẫy” khách. Công việc của Hostess là mở cửa đón khách, giới thiệu thực đơn, kiểm tra thông tin, hướng dẫn khách vào bàn ăn ...

• Food Runner: Chịu trách nhiệm chuẩn bị và vận chuyển đồ ăn đến điểm chờ để nhân viên phục vụ đưa đến bàn cho khách.

• Nhân viên tổ chức sự kiện: Trách nhiệm giống như nhân viên phục vụ.

• Nhân viên pha chế (Bartender / Barista): Chịu trách nhiệm pha chế đồ uống theo yêu cầu của thực khách tại các quầy bar của nhà hàng, khách sạn hoặc các quán bar, pub, club, thậm chí là quán cà phê.

Bộ phận bếp (Kitchen)

Vai trò chính của bộ phận bếp là cung cấp những món ăn ngon cho thực khách. Trong các nhà hàng, cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, bộ phận bếp được coi là “linh hồn”, là “trái tim”, là đại sứ thương hiệu của cơ sở. Bởi vì, khách hàng đến để thưởng thức những món ăn ngon, dịch vụ tuyệt vời. Theo sơ đồ tổ chức, nhiệm vụ chính của các thành viên trong nhóm bếp có thể được mô tả như sau:

• Bếp trưởng điều hành: Chịu trách nhiệm điều hành và giám sát mọi hoạt động của bộ phận bếp. Đảm bảo chất lượng món ăn phục vụ cho thực khách, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, đảm bảo chi phí ăn uống được duy trì ở mức tiêu chuẩn quy định của nhà hàng khách sạn. Quản lý hàng tồn kho trong nhà bếp. Quản lý công cụ, dụng cụ và tài sản được giao. Tham gia các hoạt động kinh doanh, tuyển dụng và đào tạo nhân viên bếp.

• Thư ký Bếp: Chịu trách nhiệm xếp lịch cho nhân viên trực, chấm công. Kiểm soát hàng hóa bộ phận bếp. Quản lý tài sản, dụng cụ và đồ dùng nhà bếp. Thực hiện các công việc hành chính và các công việc khác do bếp trưởng giao.

• Executive Sous Chef: Chịu trách nhiệm giải quyết công việc thay mặt bếp trưởng, điều phối hoạt động bếp. Tham gia chế biến các món ăn cho khách, phối hợp với bếp trưởng và Chef de Cuisine lên thực đơn cho nhà hàng. Hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nhân viên bếp. Quản lý thiết bị bếp và phối hợp với các bộ phận khác.

• Chef de Cuisine: Chịu trách nhiệm chuẩn bị món ăn, lên thực đơn, giám sát công việc nấu nướng theo thực đơn, quản lý đầu bếp của nhiều bếp khác nhau.

• Pastry Chef: Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của tiệm bánh, quản lý và đào tạo nhân viên, tạo thực đơn, và tạo ra các loại bánh và món tráng miệng mới. Kiểm soát và xử lý các vấn đề phát sinh. Làm việc với các bộ phận liên quan.

• Bếp trưởng: Chuyên phụ trách một hoặc một nhóm món ăn chuyên nghiệp. Những đầu bếp này báo cáo trực tiếp cho Chef de Cuisine, bếp trưởng hoặc bếp trưởng điều hành. Ví dụ: Sauce Chef - Sauce Chef, Fish Chef - Fish Chef, Vegetable Chef - Vegetable Chef, Roast Chef - Grill Chef, Cold Chef - Cold Chef,…

• Chef de Partie: Chịu trách nhiệm quản lý và phân công công việc trong nhóm như chuẩn bị món ăn, trình bày món ăn, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn lao động. Trưởng nhóm thường tham gia mạnh mẽ vào quá trình nấu nướng để có những món ăn chất lượng phục vụ thực khách, đào tạo nhân viên và phụ bếp.

• Demi chef: Chịu trách nhiệm hỗ trợ bếp trưởng điều phối công việc hàng ngày trong bếp, phân công và lên lịch cho nhân viên bếp, phụ bếp, rửa bát, đào tạo nhân viên mới khi có yêu cầu. cầu.

• Nhân viên Bếp: Chịu trách nhiệm chuẩn bị nguyên liệu, sơ chế và mạ thức ăn để nấu phục vụ thực khách, kiểm tra hàng hóa, thực phẩm nhập vào bếp. Đồng thời, kiểm tra thức ăn còn lại, từ đó đưa ra cách xử lý phù hợp, tránh bỏ đi gây lãng phí. Chuẩn bị đồ ăn cho thực khách được coi là công việc chính của nhân viên bếp.

• Commis chef: Chịu trách nhiệm hỗ trợ nhân viên bếp chính, bếp trưởng sơ chế món ăn, sơ chế nguyên liệu, chuẩn bị gia vị, chế biến món ăn, sơ chế, hỗ trợ nấu nướng. Vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị nhà bếp.

• Quản lý trưởng: Chịu trách nhiệm giám sát quá trình chuẩn bị các thiết bị bếp để đưa vào sử dụng. Quản lý việc nhận và cất đồ cho bếp. Đảm bảo khu vực bếp được vệ sinh & sạch sẽ. Đảm bảo các tiêu chuẩn về vệ sinh cá nhân cho đội dọn phòng. Đào tạo nhân viên mới.

• Tiếp viên: Chịu trách nhiệm rửa bát theo quy trình, đảm bảo vệ sinh khu vực sơ chế thức ăn, vệ sinh bếp, lau bát đĩa, dụng cụ làm bếp và các công việc khác.

Bộ phận kinh doanh tiếp thị (Sales & Marketing)

Bộ phận tiếp thị (Sales & Marketing) đóng vai trò quyết định đến sự thành bại của khách sạn. Thật vậy, mọi doanh nghiệp kinh doanh khách sạn đều cần có doanh thu trên chi phí và những người làm được điều đó chính là Bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị. Vai trò cụ thể là đưa chỗ ở và các dịch vụ khác ra thị trường thông qua các hoạt động tiếp thị và chiến lược bán hàng hợp lý.

Bộ phận tiếp thị tiếp cận với khách hàng tiềm năng, chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành, sau đó chăm sóc và khai thác họ theo thời gian. Ngoài chức năng tiếp thị và bán hàng, Phòng kinh doanh còn đóng vai trò cố vấn cho Ban Giám đốc, hỗ trợ công tác thu hồi công nợ và liên kết kinh doanh.

Nhiệm vụ cơ bạn từng thành viên trong Bộ phận kinh doanh tiếp thị khách sạn:

• Giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị: Chịu trách nhiệm lập và triển khai các kế hoạch kinh doanh. Nghiên cứu thị trường, xu hướng khách hàng, xu hướng tiêu dùng du lịch để từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp cho từng thời kỳ, từng thời kỳ. Lập kế hoạch quản lý, quảng bá thương hiệu, quảng bá hình ảnh. Quản lý bán hàng, xúc tiến bán hàng. Báo cáo định kỳ cho Tổng giám đốc.

• Sale OTA: Chịu trách nhiệm theo dõi và nhắc nhở phòng kinh doanh thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra. Sale khách sạn còn Chào hỏi khách hàng khi họ đến văn phòng liên hệ công việc. Chịu trách nhiệm soạn thảo và quản lý các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh như báo giá, thư chào hàng, hợp đồng… Thu thập đánh giá của khách hàng trên OTA, Tripadvisor, MXH, các web khách sạn… lập báo cáo cho trưởng phòng Kinh doanh. Theo dõi các chương trình khuyến mãi, ưu đãi, quà tặng. Duy trì các mối quan hệ với khách hàng.

• Nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng của đại lý du lịch (Sales TA - Travel agent): Chịu trách nhiệm tìm kiếm, khai thác và chăm sóc khách hàng của các công ty lữ hành, công ty lữ hành.

• Nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng doanh nghiệp (Sales Corp): Chịu trách nhiệm tìm kiếm, khai thác và chăm sóc khách hàng doanh nghiệp, thương mại.

• Nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng trực tuyến (Sales Online): Chịu trách nhiệm bán phòng và các dịch vụ của khách sạn qua môi trường Internet. Bán hàng trực tuyến thông qua các đại lý du lịch trực tuyến (OTA), trang web khách sạn, mạng xã hội, quảng cáo trực tuyến (Google, Facebook) để bán phòng và dịch vụ.

• Nhân viên kinh doanh phục vụ khách hàng tiệc và sự kiện (Sales FB / Event / Banque): Chịu trách nhiệm tìm kiếm, khai thác và chăm sóc khách hàng sử dụng dịch vụ nhà hàng, hội nghị, tiệc…

• Nhân viên marketing: Chịu trách nhiệm tham gia xây dựng kế hoạch marketing cho khách sạn, xây dựng các chiến dịch quảng bá thương hiệu, quảng cáo dịch vụ online và offline, quản trị website, xây dựng dữ liệu khách hàng…

Bộ phận tài chính – kế toán (Finance and accounting)

Phòng tài chính kế toán có vai trò kiểm soát các biến động tài chính của khách sạn, hỗ trợ ban giám đốc hoạch định chiến lược kinh doanh, tối ưu hóa chi phí, quản lý rủi ro,… và thực hiện các nghĩa vụ đối với khách hàng. với Nhà nước. Dưới đây là nhiệm vụ của các thành viên Ban Tài chính Kế toán:

• Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chính quản lý, giám sát hoạt động tài chính của khách sạn, tham mưu cho Ban Giám đốc, phân công, theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, lập các báo cáo. đến Giám đốc khách sạn và các cơ quan Nhà nước.

• Kế toán tổng hợp: Là cánh tay phải đắc lực của kế toán trưởng, hỗ trợ lập kế hoạch phòng kế toán, kiểm tra thu chi trước khi trình kế toán trưởng, hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo nhân viên.

• Account Payable: Chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt được giao, kiểm tra theo dõi hồ sơ thanh toán, đối chiếu công nợ, thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác và khách hàng.

• Kế toán công nợ: Chịu trách nhiệm thu công nợ của khách sạn, quản lý và theo dõi cụ thể các khoản nợ đến hạn, quá hạn, nợ cũ. Thực hiện các nghiệp vụ thu hồi công nợ, đề xuất các biện pháp thu hồi hiệu quả. Quản lý khách hàng, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, báo cáo kế toán trưởng, ...

• Cost Controller: Chịu trách nhiệm nghiên cứu, theo dõi, phân tích và kiểm soát mọi chi phí trong khách sạn. Báo cáo sai lệch liên quan đến chi phí và quản lý hàng tồn kho, quản lý hàng tồn kho hàng tháng, theo dõi việc tiếp nhận và tồn kho.

• Night Auditor: Chịu trách nhiệm xem xét các giao dịch, doanh thu, tỷ lệ đặt phòng, thống kê hoạt động của khách sạn trong ngày. Sau khi cân đối tất cả các giao dịch, doanh thu Kiểm toán đêm sẽ chốt ngày và chuyển sang hệ thống PMS ngày mới.

• Thu ngân tổng hợp: Chịu trách nhiệm thu, kiểm đếm và cất giữ tiền. Ngoài ra thủ quỹ còn lập phiếu thu chi tiền mặt, nộp quỹ, đào tạo thủ quỹ.

• Nhân viên Mua hàng: Chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp thực phẩm và hàng hóa cho hoạt động của khách sạn, khảo sát giá cả thị trường, thực hiện các thủ tục mua hàng.

• Thủ kho: Chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa trong kho trên tất cả các khâu, từ khi chuyển hàng vào kho - xuất hàng ra khỏi kho đến khi thống kê hàng tồn kho.

• Thu ngân: Chịu trách nhiệm làm các thủ tục thanh toán cho khách hàng, cụ thể là nhập đơn hàng vào hệ thống, kiểm tra và in hóa đơn, thu tiền của khách hàng.

Bộ phận hành chính – nhân sự (Administration – Human Resource)

Vai trò của bộ phận nhân sự trong khách sạn là tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, tổ chức lao động và tiền lương. Giúp khách sạn hoạt động ổn định và hiệu quả, đảm bảo doanh thu và lợi nhuận. Nhiệm vụ chính của phòng nhân sự:

Giám đốc nhân sự: Chịu trách nhiệm quản lý, giám sát và tổ chức các hoạt động của phòng nhân sự. Xây dựng các chính sách, quy chế, quy định về nhân sự, hoạch định ngân sách, nguồn nhân lực, tuyển dụng và đào tạo theo nhu cầu thực tế của khách sạn.

Chuyên viên Nhân sự: Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự cho khách sạn, triển khai công tác đào tạo, tính lương, thưởng, thực hiện các chế độ bảo hiểm, quản lý hồ sơ nhân viên khách sạn.

Hotelhelper.vn vừa chia sẻ đến các bạn Bộ phận khách sạn - Sơ đồ tổ chức và vai trò, trách nhiệm của từng chức danh. Hi vọng những kiến thức trên sẽ giúp ích cho bạn trong công việc cũng như trong cuộc sống. Kính chúc Quý khách sức khỏe và thành công!