Phòng kỹ thuật là bộ phận giữ vai trò xây dựng và duy trì các cấu trúc, máy móc, thiết bị, hệ thống và chương trình hoạt động của máy móc, thiết bị trong các doanh nghiệp. Bộ phận này trực tiếp điều hành những việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ và máy móc của doanh nghiệp nhằm đảm bảo các hoạt động có liên quan đến kỹ thuật công nghệ diễn ra thuận lợi, hiệu quả. Đồng thời, nhanh chóng sửa chữa, khắc phục các lỗi có liên quan đến công nghệ, máy móc, tiến hành bảo dưỡng theo quy định, đảm bảo hệ thống máy móc, thiết bị công nghệ làm việc suôn sẻ, không để xảy ra tình trạng gián đoạn gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Theo Wiki, Kỹ thuật (tiếng Anh: engineering), có khi còn gọi là ngành kỹ sư, là việc ứng dụng kiến thức khoa học để mang lại giá trị thực tiễn như việc thiết kế, chế tạo, vận hành những công trình, máy móc, quy trình, và hệ thống một cách hiệu quả và kinh tế nhất. Ngành kỹ thuật vô cùng rộng, nó bao gồm một loạt các lĩnh vực kỹ thuật đặc thù hơn, mỗi lĩnh vực nhấn mạnh đến những lĩnh vực công nghệ và những kiểu ứng dụng riêng. Những người hành nghề kỹ thuật được gọi là kỹ sư.

Tổ chức ECPD (tiền thân của tổ chức ABET) của các kỹ sư Hoa Kỳ định nghĩa "kỹ thuật" là "việc ứng dụng một cách sáng tạo những nguyên lý khoa học vào việc thiết kế hay phát triển các cấu trúc, máy móc, công cụ, hay quy trình chế tạo, hay những công trình sử dụng chúng một cách riêng lẻ hay kết hợp với nhau; hay vào việc xây dựng hay vận hành những đối tượng vừa kể với sự ý thức đầy đủ về thiết kế của chúng; hay để dự báo đặc tính hoạt động của chúng khi được vận hành trong những điều kiện nhất định; tất cả những việc này đều hướng đến một tính năng mong muốn, tính kinh tế khi vận hành, và sự an toàn đối với con người và của cải.

MỤC LỤC

1. Chức năng của phòng kỹ thuật trong Doanh nghiệp
2. Nhiệm vụ của phòng kỹ thuật
3. Tuyển dụng Việc làm của phòng kỹ thuật
4. Đo lường KPI của phòng kỹ thuật
5. Headhunter, Dịch vụ tuyển dụng Quản lý kỹ thuật

Xem thêm: Headhunter tuyển dụng như thế nào?. 8 Lợi ích khi tìm việc qua headhunter

Chức năng của phòng kỹ thuật 

Phòng kỹ thuật có chức năng nghiên cứu, tư vấn, tham mưu và đề xuất giải pháp liên quan đến các lĩnh vực sau của doanh nghiệp:

• Quản lý, điều hành và kiểm tra những việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ. Mục tiêu nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất, kế hoạch và các dự án của công ty. Đồng thời đảm bảo an toàn lao động, chất lượng cũng như khối lượng và hiệu quả hoạt động của toàn công ty.

• Quản lý việc sử dụng, sửa chữa, bảo trì, mua sắm bổ sung các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

>>> Xem thêm: Cơ cấu tổ chức phòng kỹ thuật gồm những gì? 

Nhiệm vụ của phòng kỹ thuật

1. Quản lý những vấn đề liên quan đến kỹ thuật, công nghệ trong các dự án hay kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp

• Trách nhiệm của phòng kỹ thuật chính là lập hồ sơ thiết kế, quản lý, giám sát kỹ thuật các dự án xây dựng mới, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên cơ sở hạ tầng kỹ thuật và đảm bảo các vấn đề kỹ thuật của các sản phẩm mới của doanh nghiệp. 
• Chịu trách nhiệm thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật, đảm bảo yếu tố an toàn cùng các tính năng, công dụng của sản phẩm.
• Phối hợp với các phòng ban khác trong việc chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, tham gia đầu thầu.
• Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án; xác định các loại phương tiện, máy móc, thiết bị thi công và các nguồn lực cần thiết khác cho việc thực hiện dự án và các kế hoạch sản xuất. Bên cạnh đó còn xây dựng phương án phòng chống cháy nổ, an toàn lao động và vệ sinh môi trường đối với các công trình, dự án của công ty.
• Kiểm tra khối lượng, chất lượng, quy cách vật tư và xác định mức hao phí phù hợp với cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật được duyệt. 
• Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra thường xuyên trong suốt quá trình thực hiện dự án, kế hoạch sản xuất về mặt kỹ thuật, tiến độ, an toàn lao động, vệ sinh môi trường cũng như các vấn đề về máy móc thiết bị sử dụng trong dự án và sản xuất sản phẩm.
• Hướng dẫn các bộ phận, đơn vị liên quan lập hồ sơ nghiệm thu và quyết toán dự án, phối hợp bàn giao và nghiệm thu công trình.

>>> Có thể bạn quan tâm: Mô tả công việc phòng kỹ thuật

2. Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống máy móc, thiết bị của doanh nghiệp

Phòng kỹ thuật có trách nhiệm quản lý các vấn đề kỹ thuật đối với toàn bộ máy móc, thiết bị của doanh nghiệp. Cần có kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì phù hợp với từng loại máy móc, thiết bị, kịp thời phát hiện các hư hỏng và tiến hành sửa chữa nhằm đảm bảo tính an toàn và liên tục trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Nghiên cứu, xây dựng kế hoạch nâng cấp, đổi mới các thiết bị kỹ thuật lạc hậu bằng các thiết bị kỹ thuật công nghệ tiên tiến nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Tham mưu cho Ban lãnh đạo các công nghệ mới, giúp doanh nghiệp tiếp cận và ứng dụng hiệu quả các công nghệ kỹ thuật hiện đại vào sản xuất kinh doanh. Điều này sẽ góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao mức độ tăng trưởng kinh tế của doanh nghiệp.


>>> Bạn xem thêm: Phòng kỹ thuật có KPI như thế nào?

3. Quản lý đội ngũ kỹ thuật viên

• Phối hợp cùng bộ phận nhân sự trong công tác tuyển dụng nhân sự cho phòng kỹ thuật. Xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới, kế hoạch kiểm tra tay nghề và các chương trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ, tay nghề cho đội ngũ nhân viên hiện tại. Đồng thời hỗ trợ xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch đào tạo, phát triển nguồn nhân sự cho phòng kỹ thuật trong dài hạn.
• Đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty các biện pháp cải thiện công tác quản lý kỹ thuật để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và phát triển doanh nghiệp.
• Phối hợp, liên kết với các phòng ban, bộ phận có liên quan để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao.
• Ra quyết định đình chỉ, xử lý kỷ luật đối với các cá nhân, đội nhóm khi phát hiện các sai phạm nghiêm trọng trong công tác quản lý kỹ thuật, an toàn lao động, an toàn phòng chống cháy nổ và báo cáo cho Ban lãnh đạo công ty để có biện pháp xử lý kịp thời, phù hợp. 
• Đề nghị khen thưởng, tăng lương, thăng chức và một số quyền lợi, đãi ngộ khác với các tập thể và cá nhân thuộc quyền quản lý của phòng kỹ thuật. 

Tuyển dụng Việc làm của phòng kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật là một trong những bộ phận chủ chốt của mọi Doanh nghiệp do Công nghệ và tự động hóa đang ngày càng giữ vị trí chủ chốt trong mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà máy sản xuất. Các vị trí từ Giám đốc kỹ thuật, Giám sát kỹ thuật đến kỹ sư luôn chiếm lượng đăng tin tuyển dụng lớn tại các hãng headhunter. Xem việc làm kỹ thuật đang tuyển dụng tại đây! 

Đo lường KPI của phòng kỹ thuật 

Đối với KPI của phòng kỹ thuật, doanh nghiệp sẽ phải dựa trên các yêu cầu và chỉ tiêu cụ thể mà thiết lập sao cho hợp lý nhất. Quan trọng nhất là phải giúp các nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra được các chiến lược chi tiết và cụ thể đến từng nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời còn giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình. Hiểu rõ nhân viên, truyền tải được mong muốn của doanh nghiệp tới nhân viên sẽ giúp cho các chiến lược phát triển của doanh nghiệp diễn ra theo đúng định hướng và mục tiêu đã đặt ra. Thông qua KPI của phòng kỹ thuật, nhà quản lý có thể hình dung được kết quả cần hướng tới, từ đó họ có thể dễ dàng đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng hơn.

Các bước giúp doanh nghiệp xây dựng KPI của phòng kỹ thuật hiệu quả

Để có thể xây dựng KPI của phòng kỹ thuật, doanh nghiệp nên tuần tự thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Xác định một cách rõ ràng, cụ thể các mục tiêu hoạt động cho phòng kỹ thuật theo định kỳ và phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Bạn có thể thiết lập mục tiêu theo tháng, quý, sáu tháng hoặc theo từng năm.

Bước 2: Xác định kết quả mục tiêu (KRA) các công việc mà bạn trông đợi phòng kỹ thuật có thể hoàn thành. Đây phải là một con số cụ thể, có khả năng đo lường được và là một hoạt động thực tế, có thể kiểm soát được. KRA chính là kết quả sau cùng của mọi hoạt động. Một điểm khác bạn cần lưu ý là các mục tiêu này phải phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của phòng kỹ thuật.

Bước 3: Xác định danh sách các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện. Bạn cần xác định các nhiệm vụ chính mà phòng kỹ thuật cần phải thực hiện. Bởi vì đây chính là căn cứ để bạn xây dựng hệ thống KPI. Các nhiệm vụ cần được xác định một cách rõ ràng, cụ thể và có khả năng thực hiện được.

Bước 4: Xác định mục đích cần đạt của các tiến trình làm việc cho từng KRA và từng nhiệm vụ.

Bước 5: Xác định phương pháp đo lường kết quả các KRA, nhiệm vụ và quá trình thực hiện công việc. Phụ thuộc vào đặc điểm của các nguồn dữ liệu mà bạn cần có phương thức đo lường phù hợp. Chẳng hạn như, các dữ liệu định lượng có thể sử dụng công thức tính hoặc là các thang điểm; trong khi đó, các dữ liệu định tính cần được xác định dựa trên các tiêu chí đánh giá.

Bước 6: Thiết lập hệ thống KPI cho phòng kỹ thuật. KPI được xây dựng để thúc đẩy bộ phận thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc, vì thế cần dựa vào trách nhiệm của bộ phận khi xây dựng KPI. Các chỉ số KPI này còn phải đảm bảo nguyên tắc SMART và phải có nguồn thu thập thông tin cụ thể ở hiện tại hoặc trong tương lai. Đồng thời cần xác định kỳ đánh giá phù hợp với từng chỉ số, thông thường kỳ đánh giá sẽ là theo tháng, quý và năm.


>>> Xem thêm: Mô tả công việc phòng kỹ thuật

Các sai lầm thường gặp khi xây dựng KPI của phòng kỹ thuật

Xây dựng hệ thống KPI đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc đánh giá hiệu quả công việc của mỗi cá nhân, các mục tiêu và tổng thể hệ thống quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Việc phát triển các chỉ số KPI sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra các hệ thống đo lường, hệ thống thông tin xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp.

Khi xây dựng hệ thống KPI cho phòng kỹ thuật, doanh nghiệp nên xây dựng KPI tập trung vào 3 – 5 KRA, không nên tạo ra quá nhiều KPI. Bên cạnh đó cần biết cách thay đổi linh hoạt theo từng giai đoạn kinh doanh nhất định hoặc phù hợp với những mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.


>>> Có thể bạn quan tâm: Chức năng, nhiệm vụ của phòng kỹ thuật

Các loại chỉ số KPI quan trọng

1. Process KPI – chỉ số này được dùng để đo lường hiệu suất hoặc hiệu quả quá trình hoạt động của doanh nghiệp. 

2. Input KPI – đo lường mức độ tài sản và nguồn vốn được đầu tư hoặc đã được sử dụng nhằm tạo ra kết quả kinh doanh.

3. Output KPI – đo lường các kết quả tài chính và phi tài chính đã đạt được.

4. Leading KPI – đánh giá các hoạt động có khả năng ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Được gọi là chỉ số trước hay chỉ số dẫn dắt hiệu suất. Chỉ số này tập trung vào tương lai, nhằm nâng cao kết quả trong tương lai và chỉ mang tính tiên lượng chứ không phải kết quả thực tế.

5. Lagging KPI – được gọi là chỉ số sau, thể hiện kết quả cuối cùng. Chỉ số này cho biết kết quả đầu ra của hành động.

6. Outcome KPI – phản ánh kết quả tổng thể hoặc là tác động của các hoạt động kinh doanh về phương diện lợi ích kinh tế được tạo ra, như là một định lượng của kết quả hoạt động.

7. Qualitative KPI – thể hiện đặc tính, ý kiến, thuộc tính hoặc một đặc điểm nào đó. Ví dụ như mức độ hài lòng của nhân viên.

8. Quantitative KPI – là một chỉ số có thể đo được, thể hiện kết quả của việc đếm, cộng, hoặc tính số trung bình. Dữ liệu định lượng phổ biến nhất trong việc đo lường và nó tạo nên xương sống của hết hết các chỉ số KPI.

Headhunter tuyển dụng Quản lý kỹ thuật 

Các Doanh nghiệp muốn săn tuyển các vị trí quản lý Kỹ thuật, hãy liên hệ với hãng headhunter HRchannels. Đội ngũ tư vấn của chúng tôi là những Chuyên gia am hiểu thị trường lao động, am hiểu Kinh tế nghành với các kỹ năng chuyên nghiệp có thể nắm bắt chính xác yêu cầu tuyển dụng của Doanh nghiệp để tìm kiếm, phỏng vấn và đề xuất chính xác ứng viên phù hợp nhất, thông thường chỉ từ 1 đến 3 hồ sơ chất lượng cho mỗi vị trí trong vòng 1 đến 2 tuần

Nguồn ảnh: internet