2.1 Giới thiệu tổng quan về khách sạn Green Plaza

082.246.3333 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn

 Giám đốc :

Là người quản lí, lãnh đạo toàn bộ khách sạn, theo dõi, kiếm tra việc thực hiện nhiệm vụ của từng bộ phận, tổ chức và giao nhiệm vụ cho các phòng ban, các tổ chức và cá nhân, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Quyền hạn của giám đốc là cao nhất, chịu trách nhiệm quản lí khách sạn về mọi hoạt động kinh doanh trong khuôn khổ vốn, thực hiện các chính sách, phúc lợi theo quy định của Nhà nước.

Phó Giám đốc:

Có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc, và thực hiện công tác tổ chức kiểm tra các hoạt động của khách sạn.

Bộ phận nhân sự:

Báo cáo trực tiếp cho tổng quản lý. Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên để phục vụ hoạt động sản xuát kinh doanh của đơn vị. Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để nắm bắt thực tế đời sống cán bộ công nhân viên nhằm đưa ra chính sách tốt nhất cho nhân viên.

Chịu trách nhiệm xây dựng quỹ lương, bảng lương, tăng lương và những thủ tục liên quan đến chi trả lương cho người lao động. Giúp công ty tuân thủ đúng luật lao động.

Bộ phận kế toán:

Chịu trách nhiệm tổng hợp các số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách sạn, báo cáo cho Giám đốc những kết quả đạt được và chưa đạt được về mục tiêu kinh doanh của khách sạn, lập bảng lương và kế hoạch chi lương, kiểm soát chi phí và lợi nhuận của các bộ phận trong khách sạn.

Quản lý mọi khoản thu chi theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước và quy định của khách sạn.

Tổng hợp, lập báo cáo thống kê về tài chính, kế toán, báo cáo thống kê định kỳ về kết quả hoạt động kinh doanh.

Trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách nghĩa vụ thuế đối với nhà nước theo luật định.

 Bộ phận kinh doanh:

Tìm kiếm khách hàng. Thu hút nhiều khách hàng tiềm năng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn. Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận, quảng bá khách sạn, khảo sát khách hàng để góp ý với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ phù hợp và hiệu quả; chủ động quan sát, theo dõi thị trường những biến động của tình hình khách để đổi mới các dịch vụ của khách sạn cho phù hợp với thị hiếu của khách hàng và nghĩ ra nhiều ý tưởng mới để làm sao thu hút được khách đến với khách sạn nhiều hơn; đảm bảo doanh số đặt ra, lợi nhuận, làm vừa lòng khách hàng.

Bộ phận kỹ thuật:

Có nhiệm vụ sữa chữa, bảo quản các trang thiết bị, kiểm tra lắp đặt hệ thống cơ sở vật chất trong toàn khách sạn. Chịu trách nhiệm đảm bảo cho cơ sở vật chất kỷ thuật luôn hoạt động tốt. Quản lý hệ thống website của khách sạn, xử lý kỹ thuật các phần mềm trong khách sạn.

Bộ phận tiền sảnh:

Là chiếc cầu nối giữa khách sạn với khách hàng, với nhà cung cấp và đối tác. Kết nối các bộ phận còn lại của khách sạn giúp cho sự vận hành của khách sạn được trơn tru và hiệu quả. Truyền tải thông tin sản phẩm dịch vụ của khách sạn đến với khách hàng; tư vấn góp ý về tình hình của khách sạn cũng như nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai… đón tiếp và tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và chuyển thông tin cho các bộ phận liên quan. Lưu trữ thông tin khách

hàng lên hệ thống song song với việc truyền tải thông tin mà khách hàng cần; báo cáo cho quản lý về tình hình hoạt động; thu phí của khách hàng khi khách hàng sử dụng những sản phẩm khác trong khách sạn.

Bộ phận bếp:

Tổ chức nấu nướng, chế biến các món ăn phục vụ khách đảm bảo vệ sinh và chất lượng đúng với tiêu chuẩn để ra

Bộ phận nhà hàng:

Đây là bộ phận mang lại doanh thu cao trong khách sạn sau bộ phận buồng trong việc cung cấp các dịch vụ ăn uống cho khách hàng. Tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống bao gồm: chế biến thực phẩm, lưu thông và tổ chức phục vụ ngay tại khách sạn với đối tượng chính là khách lưu trú tại khách sạn. Cung cấp các dịch vụ bổ sung như: tiệc, buffet cho hội thảo, tiệc theo nhu cầu khách hàng…

Bộ phận buồng:

Đây là bộ phận sản xuất dịch vụ mang tính cơ bản trong hoạt động kinh doanh khách sạn, bộ phận này được tạo ra và phục vụ khách du lịch về dịch vụ thời gian lưu trú tại khách sạn.

Bộ phận thu mua:

Trực tiếp mua thực phẩm hàng hóa, nguyên vật liệu… phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của khách sạn. Tìm kiếm đánh giá nhà cung cấp. Hỗ trợ giám đốc điều hành trong việc soạn thảo, xem xét, đánh giá hợp đồng cung ứng. Khảo sát giá cả thị trường thường xuyên. Nhận các chứng từ giao hàng và chuyển cho kế toán. Định kỳ đánh giá các nhà cung cấp, báo cáo giám đốc điều hành kết quả đánh giá và đề xuất biện pháp thích hợp nhằm cải tiến hoạt động mua hàng, nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí.